Как импортировать данные обучающихся, их родителей, сотрудников?

Подготовка файла для импорта

Для начала процедуры импорта необходимо подготовить исходные файлы формата xls (Microsoft Excel 97-2003) или xlsx (Microsoft Excel 2007-2014) с данными сотрудников, учащихся и родителей. Один файл должен содержать: 

  • данные только сотрудников;
  • данные только учащихся одного класса;
  • данные только родителей одного класса;
  • данные только учащихся одного класса и их родителей одновременно. 

При импорте данных учащихся на первом листе документа в столбцах должны быть указаны следующие сведения: ФИО, пол, дата рождения (отчество не является обязательным полем)

Примечание: в столбце «Дата прибытия в школу» необходимо указать дату фактического прибытия учащегося в образовательную организацию. В столбце «Дата прибытия в класс» необходимо указать текущий учебный год, поскольку каждый год учащиеся переходят из младшего класса в старший.

Колонки «Дата прибытия в школу» и «Дата прибытия в класс» в файле не обязательны для заполнения. Если данных столбцов не будет в файле, то при импорте Система выдаст общие поля для ввода данных дат для всех участников импорта.

Примечание:

  • Названия столбцов не обязательны.
  • ФИО участников может быть указано в одном столбце (через один пробел).
  • Если у некоторых участников встречаются двойные фамилии, имена или отчества, разделение данных ФИО на три столбца обязательно

w256h2561372777059Exclamation.png Шаблоны-примеры файлов для импорта прикреплены во вложении к статье.

Импорт

Импорт данных сотрудников необходимо начинать в первую очередь. Далее, можно импортировать данные учащихся. Импорт данных родителей возможен только после ввода данных учащихся (или же одновременно можно импортировать данные учащихся и родителей).

Сотрудникам, назначенным классными руководителями в Системе, доступен импорт учащихся и родителей своего класса.

При импорте сотрудников отчество также не является обязательным, однако при этом меняется вид файла, так как при импорте сотрудников на шаге соответствия столбцов нет параметра «Фамилия, имя», есть параметры «ФИО целиком», «Фамилия», «Имя», «Отчество». Таким образом, в файле ФИО сотрудников должны быть в одной колонке, при этом у всех сотрудников должны быть отчества, либо в трех разных, при этом возможно отсутствие отчества у персон. Например, если из 100 сотрудников у нескольких нет отчества, то файле следует вести фамилию, имя, отчество в три отдельных столбца. Сотрудникам, у которых нет отчества, третий столбец оставлять пустым. 

 

_____7.jpg

 

Для начала процедуры импорта нужно зайти в раздел «Администрирование» и нажать на пункт «Импорт» в блоке «Люди».

Шаг 1. Источник данных

В начале импорта Система попросит указать, какой именно вид импорта следует произвести: 

 

0.png

 

Далее нужно нажать на кнопку «Выберите файл», выбрать ранее подготовленный файл и указать, что содержится в первой строке файла: данные участников или названия столбцов.

 

 

Шаг 2. Настройки

На открывшейся странице необходимо указать роль участника в образовательной организации, которая соответствует персонам из импортируемого списка: сотрудники, учащиеся, родители или учащиеся и родители.  

 

 

При импорте данных учащихся или их родителей нужно указать учебный год и код класса, в котором учатся дети. При импорте учащихся также следует указать даты прибытия в образовательную организацию и класс, если подобной информации нет в файле для импорта. 

 

 

Можно импортировать списки персон, включающие в себя всю информацию о учащихся и их родителях одновременно, а также включающие контактные данные родителей (email). Для этого нужно составить список персон по определённому шаблону (см. образцы файлов в приложении к статье), и выбрать корректное соответствие столбцов при импорте:

 

 

Кроме этого, возможен импорт контактных данных (email) уже созданным пользователям. Для этого, в начале импорта, необходимо выбрать второй пункт меню: «Импортировать контактные данные уже созданным персонам», и загрузить корректно составленный файл с данными (см. образцы файлов в приложении к статье). Далее, также необходимо установить корректное соответствие столбцов.

После внесения всех данных нужно нажать кнопку «Далее».

Шаг 3. Проверка данных

Результаты предварительной проверки показывают, насколько полноценны сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации. 

При импорте данных родителей необходимо будет установить связи «родитель» - «ребёнок»: в столбце «Ребенок» в выпадающем списке учащихся класса напротив ФИО родителя выбрать ФИО ребенка.

 

 

Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Если предварительная проверка пройдена успешно, необходимо нажать на кнопку «Далее».

Примечание: если в файле внесены два родителя для одного ребёнка, при импорте создадутся две учетных записи учащегося, к каждой из которых будет прикреплён только один родитель. Такой импорт не является желательным, так как создается два профиля одному учащемуся. Следовательно, в Системе придется перепривязывать профиль родителя к одному из учетных записей учащегося и удалять лишний профиль учащегося. Если нужно импортировать двух родителей учащегося одновременно, то рекомендуется сначала импортировать отдельным файлом только учащихся в класс, затем отдельным файлом их родителей.

Импорт учащегося в класс:

 

_____8.jpg

 

_____9.jpg

 

У 9 учащихся в списке отчество отсутствует, но при этом результат на строке выделен зеленым, что свидетельствует о правильности действий. Нажать «Импортировать» и завершить импорт.

Импорт обоих родителей учащегося: 

 

_____10.jpg

 

Выбрать родителей для учащегося и продолжить импорт:

 

_____11.jpg

 

_____12.jpg

 

В настройках профиля учащегося привязаны профили обоих родителей:

 

_____13.jpg

 

Во всех случаях добавление, редактирование и удаление данных родственника и установление в Системе родственных связей между участниками проводится при редактировании данных учащегося.

Если у родителя несколько детей, то при импорте такого родителя ко второму ребенка Система будет выдавать ошибку «Этот человек уже есть в системе». Та же ошибка будет выдана если родитель существует в Системе как сотрудник. В этом случае на строке такой ошибки нужно выбрать параметр «не импортировать», тем самым исключив родителя из импорта, и продолжить импорт остальных персон.

 

_____14.jpg

 

Далее в настройках учащегося добавить в родственники существующий профиль родителя в Системе. Таким образом, один профиль персоны будет совмещать несколько ролей в Системе: родитель и сотрудник. Персона, войдя в Систему со своего единственного профиля, будет следить за успеваемостью всех своих детей и работать в Системе как учитель, директор или администратор.

Шаг 4. Импорт

Система откроет страницу с результатами импорта. При необходимости импортировать ещё один файл нужно нажать на кнопку «Начать новый импорт».

Импорт данных родителя запрещается в следующих случаях:

  • родитель является сотрудником, и его данные были внесены ранее;
  • родитель уже зарегистрирован в проекте как сотрудник другого учебного заведения;
  • у родителя несколько детей, учащихся в одном или разных учебных заведениях;
  • вместо данных родителей в базу Системы вводятся данные дедушки/бабушки, отчима/мачехи, опекунов (официальных представителей). 

Комментарии

  • Avatar
    Умида Сатиболдиевна Айтаева

    Файлды қайлан аламыз? Өзім құрастырамба?

  • Avatar
    Насиба Садиллаевна Шамсиева

    саламатсызба. 9 сынып окушыларын мұрағатқа жибергенмин енди клай 10 сыныпка кабылдаим?

  • Avatar
    Жупар Ишкалова

    Қайырлы күн, Умида Сатиболдиевна!

    Шаблондардың осы әдістеменің төменгі бөлігінде 6 түрі көрсетілген. Үстінен басып қана, өз компьютеріңізге басып алсаңыз болады.

  • Avatar
    Жупар Ишкалова

    Қайырлы күн, Насиба Садиллаевна!

    Сізге 10 сыныпқа қалған оқушыларды қалпына келтіру керек.

    Оқушыны мектепке қалпына келтіру үшін келесі іс-әрекеттерді орындау қажет:

    * «Мектеп» - «Менің мектебім» бөліміне өту және «бұранда кілт» белгісіне басу қажет;
    * «Адамдар» бөлімінде «Адамдар тізімі» тармағын таңдау қажет;
    * ашылған «Қазір мектепте» бетінде «Мұрағат» қойындысын таңдау қажет;
    * нақты оқушыны тауып және аты-жөніне қарама-қарсы карандаш белгісіне басу қажет;
    * «Қарап шығу» қойындысында оң жақта орналасқан «Қалпына келтіру» батырмасына басу қажет;
    * «Нақты» нұсқасын таңдап және осы пайдаланушының қайта мектепке келу күнін және приказ нөмірін көрсету қажет.

  • Avatar
    Анаргуль Умирбековна Исмагамбетова

    Саламатсыз ба? Бізде шығарған оқушыларымыз шықпай тұр. Яғни админде жоқ. Мұғалімдерде шығып тұр. Жаңадан қосылған оқшыларда общий тізімде жоқ. админде өзгеріс бар, мұғалімдерде ауыспайды. неге?

  • Avatar
    Галия Абдулловна Нажмутдинова

    после импорта как опубликовать

  • Avatar
    Галия Абдулловна Нажмутдинова

    после импорта как опубликоватьКТП?

  • Avatar
    Жупар Ишкалова

    Қайырлы күн, Анаргуль Умирбековна!

    Мұндай жағдайда Сізге оқушының мектептен кету күнін тексеру қажет болады. ОЛ үшін:

    * Мектеп - менің мектебім - бұранда кілт-ке өтесіз;
    * Адамдар блогында орналасқан Адамдар тізімі бөлімін таңдайсыз;
    * Мұрағат қойындысын таңдап, тізімнен қажетті баланы тауып, қарандаш белгісіне басыңыз;
    * ашылған бетте Көшу/Миграция қойындысын ашып, қажетті күнді белгілейсіз.

  • Avatar
    Жупар Ишкалова

    Добрый день, Галия Абдулловна!

    На Ваш электронный адрес направлено письмо. Дальнейшая обработка Ваших запросов будет проводиться отдельной перепиской, так как содержит личные данные.