Журналды экспорттау және импорттау

Журналды экспорттау

«Күнделік» ААЖ-мен жұмыс істеу кезінде барлық қажетті журналдардың сақтық көшірмесін уақытылы және қауіпсіз жасауға болады. Экспорттаудың ұсынылатын жиілігі – аптасына 1 рет.

Келесілерді экспорттауға болады:

  • Пән журналын.
  • Таңдалған және мектеп сыныптарының барлық журналдарын.

Пән журналын экспорттау

Пән журналын жүктеу үшін берілген журналды ашып, парақшаның жоғарғы оң жақ бұрышындағы «Excel» таңбашасын басу қажет. Журнал компьютердің қатқыл дискіне .xlsx пішімінде сақталатын болады.

 

 

Журналдарды жаппай экспорттау

Барлық сыныптар бойынша журналдарды жаппай экспорттау үшін келесі әрекеттерді орындау қажет:

  • «Мектеп» - «Журналдар» бөліміне өту;
  • оқу жылы атауының астындағы «Экспорттау» қойындысына өту;
  • қажетті сыныпты/сыныптарды қанат белгісімен белгілеу (сондай-ақ «барлық сыныптарды таңдау» түймешігін пайдалануға болады);
  • есептік кезеңді таңдау;
  • «Экспорттау» түймешігін басу арқылы деректерді экспорттауды растау.

 

_____15.jpg

 

Компьютердің қатқыл дискіне .rar пішіміндегі мұрағат сақталады, оның ішінде Excel файлдары болады. Файл атауы сынып атауымен бірдей болады және барлық пәндер бойынша журналдар берілген файлдың әр түрлі парақтарында орналасатын болады.

 

Журналды импорттау

Журналды импорттау рәсімі екі негізгі функцияны қарастырады:

  • деректерді сақтық көшірмеден қалпына келтіру (ағымды және қорытынды бағалар, сабаққа қатысу);
  • журналдың «оффлайн» нұсқасын ұйымдастыру.

Журналдың «оффлайн» нұсқасын ұйымдастыру

Журналды «оффлайн» режимінде жүргізу мүмкіндігі техникалық жабдықтауы нашар немесе Интернет желісіне үздіксіз қосылысы жоқ мектептердің жұмысын ыңғайлатады.

Журналды импорттау функциясы кейіннен журналды сайтқа қайта жүктеу үшін Excel нұсқасына жүйеден экспортталған деректерді енгізе отырып, мұғалімдерге журналдармен компьютерде жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Ол үшін «экспорт-импорт» рәсімін өткізу қажет:

  • күн сайын (мысалы, журналды сабақтардың басталуы алдында экспорттау және оқу күнінің соңында оны сайтқа импорттау);
  • апта сайын (журналдарды оқу аптасының басында экспорттау және соңында импорттау);
  • есептік кезеңдер бойынша (журналдарды есептік кезең басында кері жүктеу және соңында импорттау).

Ескерту: мектеп қажеттіліктеріне байланысты «экспорт-импорт» рәсімін кез-келген кезеңділікпен орындауға болады.

Журнал деректерін сақтық көшірмеден қалпына келтіру

Журналды «экспорттау-импорттау» функциясы журнал деректерін уақытылы қағазға тасымалдауға, оқушылардың үлгерімі мен сабаққа қатысуы туралы барлық деректердің сақтық көшірмесін жасауға және нәтижесінде оларды сайтқа қайта жүктеуге мүмкіндік береді.

Сақтық көшірме жасау үшін мектептің барлық журналдарын экспорттау рәсімін өткізу қажет.

Ескерту: мектептің барлық журналдарының сақтық көшірмесін бір-екі аптада кем дегенде бір рет жасап тұрған жөн. Бағалар жоғалған жағдайда, оларды сақтық көшірмеден еш қиындықсыз қайтаруға болады.

Экспортталған журналдар компьютерде Excel (.xlsx) құжаты пішімінде сақталады. Экспортталған файлға кез-келген кезең ішінде бағаларды енгізуге және, қажет болған жағдайда, деректерді файлдан қайта импорттауға болады.

«Оффлайн» журналды жүргізу үшін экспорттауды тек есептік кезеңдер мен кестелерді дұрыс реттеуден кейін ғана жүргізу қажет!

Экспорттаудан кейін және «оффлайн» журналмен жұмыс істеу барысында кесте немесе есептік кезеңдерге өзгерту енгізу, сондай-ақ файлға жұмыс пен үй тапсырмасыларына арналған бағандарды қосу ұсынылмайды, себебі кері жағдайда, «оффлайн» журналды импорттау кезінде қателер туындауы мүмкін. Егер сонда да өзгертулерді енгізу қажет болса: алдымен толтырылып қойған файлды сайтқа импорттап, қажетті өзгертулерді жүйеде онлайн түрде енгізіп, журналды әрі қарай оффлайн түрде толтыру үшін жүктеп алу қажет.

Импортталатын Excel файлы міндетті түрде онлайн нұсқасына толық сәйкес болуы тиіс (оқушылар саны, күндер және т.б. бойынша).

Деректерді қалай импорттауға болады?

1-қадам. Журналдармен оффлайн түрде, яғни компьютерде, жұмыс істеу үшін және жүйеге жүктеу алдымен журналдарды экспорттау қажет.

2-қадам. «Журналды импорттау» бөліміне өту қажет:

  • шарлау жолағында «Мектеп» белгішесін басу;
  • «Журналдар» таңбашасын таңдап, ары қарай сынып және пән атауын таңдау;
  • «Журналды импорттау» пәрменін басу.

3-қадам. Деректерін журналға жүктеу қажет файлды таңдау қажет.

Файл міндетті түрде алдын-ала экспортталған құжаттың пішіміне сәйкес келуі тиіс: бағалар мен сабаққа қатысу белгілерінен бөлек оның құрылымына өзгертулер енгізбеген жөн, себебі экспортталған файлда әр бағанға жасырын болатын сабақтағы жұмыс нөмірі тағайындалады (кездейсоқ өңдеудің алдын алу үшін).

Бағалар мен сабақтағы жұмыстарды Excel файлында және жүйеде салғастыру сабақтағы жұмыс нөмірлерінің негізінде орындалады.

Файл міндетті түрде алдын-ала экспортталған құжаттың пішіміне сәйкес келуі тиіс: бағалар мен сабаққа қатысу белгілерінен бөлек оған өзгертулер енгізбеген жөн, себебі экспортталатын файлда әр бағанға жасырын болатын сабақтағы жұмыс нөмірі тағайындалады (кездейсоқ өңдеудің алдын алу үшін).

Бағалар мен сабақтағы жұмыстарды Excel файлында және жүйеде салғастыру сабақтағы жұмыс нөмірлерінің негізінде орындалады.

 

 

4-қадам. Жүктелетін файлды тексеру.

Файлдағы барлық ықтимал қателер, сондай-ақ олардың себептері де, «Қателер сипаттамасы» бағанында бар. Осы қадамда бағаларын импорттау қажет болатын жеке оқушылардың тегілерін қанат белгісімен белгілеу мүмкіндігі де бар.

 

 

Егер жүктелетін файлда барлық пәндік сыныптар бойынша апқарат болса, осы қадамда жүктелетін парақшалар саны көрсетілетін болады (бастапқы файлда пәндердің парақшаларына сәйкес келетін). Бұл жағдайда, «оңға/солға» бағдарлары көмегімен бағаларын жүктеу қажет болатын пәні бар парақшаны таңдау қажет.

 

 

Егер жүктелетін файлда қателері болмаса, жүйе әр оқушы бойынша неше баға жүктелетінін, жаңартылатынын немесе жойылатынын көрсетеді.

Импорттауды растау үшін тіркелгінің ағымдық құпиясөзін енгізу қажет.

 

 

Импорттау рәсімінің ерекшелігі

Келесідей импорттау ережелері бар:

  • жүйе қызметтік таңбаларды танымайды;
  • бағалар оң қиғаш «/» арқылы әрі кері қиғаш «\» арқылы да импортталады;
  • егер файл ұяшығында баға көрсетілсе, мысалы, 5/4/5 - тек «5/4» импортталады. Бұл кезде қате көрсетілмейді;
  • импорттаудың барлық ережелері ағымдық әрі қорытынды бағаларға таралады;
  • файлдан келесі мәндер экспортталады: «п» (өткізіп алу), «б» (ауырды), «о» (кешікті), «н» (қатыспады);
  • «ҮТ» (үй тапсырмасы) бағанында қойылған қатысу белгісі импортталмайды.

Файлдағы деректерді тану ережесі:

  • журналда баға бар, Excel файлында жоқ – импорттау кезінде баға жойылады;
  • баға Excel файлында бар, ал журналда жоқ – импорттау кезінде баға қосылады;
  • баға Excel файлында және журналда бар – импорттау кезінде баға жаңартылады.

Импортталатын файл экспортталатын журнал пішіміне сәйкес болуы тиіс, файл типі XSLS пішіміне сәйкес болуы қажет. Кері жағдайда жүйе жүктелетін файлдың қатесін көрсетеді.

Қорытынды әрі ағымдық бағалар импортталады:

  • егер қорытынды бағалар қойылып, тек ағымдық бағалары бар файл импортталатын болса - қорытынды бағалар сайттан жойылады, ағымдық бағалар - қосылады;
  • егер сайтта ағымдық бағалар болып, тек қорытынды бағалары бар файл (және ағымдық бағалар ұяшығы бос болып) импортталатын болса - ағымдық бағалар сайтта жойылады, қорытынды бағалар - қосылады.

Аяқталған және расталған бос файлды импорттау барлық бағалардың журналдан  жоғарыда көрсетілген қағидаға сәйкес жойылуына алып келуі мүмкін.

Егер мектепте бағаларды өңдеу кезеңі орнатылған болса - журналды импорттау кезінде алдында осы сайтта қойылған бағалар жаңартылмайды. Импорттаудың екінші қадамында жүйе қате туралы хабарлайды: «___» бағасы қойыла алмайды, себебі бағаларды өңдеу кезеңі жабық», импорттаудан кейін журналда тек бос ұяшықтар толтырылады.

 

Комментарии