Оқушылардың, ата-аналардың, қызметкерлердің деректерін қалай импорттауға болады?

Файлды импорттауға дайындау

Импорттауды бастау үшін, қызметкерлердің, оқушылардың және ата-аналардың деректері бар xls (Microsoft Excel 97-2003) және xlsx (Microsoft Excel 2007-2014) форматындағы файлдарды алдын ала дайындау қажет:

  • тек қызметкерлердің деректері;
  • тек бір сынып оқушыларының деректері;
  • тек бір сынып ата-аналарының деректері;
  • тек бір сынып оқушыларының және олардың ата-аналарының деректері.

Деректерді импорттау кезінде құжаттың бірінші бетіндегі бағанда келесі ақпараттар болуы қажет: ТАӘ (ФИО), жынысы, туған күні (әкесінің аты міндетті жол емес).

Ескерту: «Мектепке келу күні» бағанында оқушының білім беру мекемесіне келу күнін көрсетесіз. «Сыныпқа келу күні» бағанында ағымдағы оқу жылын көрсету қажет, себебі әр жылы оқушылар төменгі сыныптан жоғарғы сыныпқа ауысып отырады.

«Мектепке келу күні» және «Сыныпқа келу күні» бағаналарын файлда толтыру міндетті емес. Егер ақпараттар файлда көрсетілмесе, импорттау барысында жүйе барлық қатысушылардың келу күнін енгізу үшін жалпы өріс ұсынады.

Ескерту:

  • Баған атаулары міндетті емес.
  • Қатысушылардың ТАӘ (ФИО) бір бағанда жазу мүмкіндігі бар (бір бос орын арқылы).
  • Егер кейбір қатысушыларда екі тегі, аты немесе әкесінің аты кездесетін болса, онда ТАӘ ақпараттарын үш бағанға бөліп жазу міндетті болады.

w256h2561372777059Exclamation.png Импорттауға арналған мысал-шаблондар мақала салымында бекітілген.

Импорттау

Бірінші кезекте қызметкерлер деректерін импорттаудан бастау қажет. Кейін оқушылардың деректерін импорттауға болады. Ата-аналардың деректерін, оқушылар деректерін енгізгеннен кейін импорттау мүмкіндігі болады (немесе ата-аналар мен оқушылардың деректерін бірге импорттауға болады).

Жүйеде сынып жетекші ретінде тағайындалған қызметкер, өз сыныбындағы оқушылар мен ата-аналардың деректерін импорттай алады.

Қызметкерлер деректерін импорттау барысында да, әкесінің аты міндетті емес, бірақ, файл түрі өзгереді. Себебі қызметкерлерді импорттау кезінде, бағандарды сәйкестендіру қадамында «Тегі, аты» параметрі жоқ, есесіне «ТАӘ толық», «Тегі», «Аты», «Әкесінің аты» параметрлері бар. Осылайша, файлда қызметкерлердің ТАӘ бір бағанда болуы шарт және әкесінің аты міндетті, немесе үш бөлек бағанға толтыру қажет, бұл жағдайда әкесінің аты міндетті емес. Мысалы, егер 100 қызметкердің бірнешеуінде әкесінің аты болмаса, онда қызметкердің атын, тегін және әкесінің атын үш бөлек бағанға толтыру қажет. Әкесінің аты көрсетілмеген қызметкерлерге, үшінші бағанды бос қалдыру қажет.

 

 

Импорттауды бастау үшін «Мектепке әкімшілік ету» бөліміне өтіп, «Адамдар» блогында орналасқан «Импорттау» бөлімін таңдау қажет.

Қадам 1. Деректер көзі

Импорттау басында Жүйе импорттау түрін көрсетуді ұсынады:

 

 

Бұдан әрі «Выберите файл» батырмасын басып, алдын ала дайындалған файлды таңдап, файлдың бірінші бағанында жазылған ақпаратты көрсету қажет: қатысушылар деректері немесе бағандар атаулары көрсетілген.

 

 

Қадам 2. Параметрлер

Ашылған бетте, импортталып жатқан файлға байланысты, қатысушының білім беру мекемесіндегі рөлін көрсету қажет: қызметкерлер, оқушылар, ата-аналар немесе оқушылар мен ата-аналар.

 

 

Оқушылар мен ата-аналардың деректерін импорттау барысында, оқу жылын және оқушылар оқитын сынып кодын көрсету қажет. Оқушыларды импорттау барысында, сондай-ақ, білім беру мекемесіне және сыныпқа келу күнін, егер файлда көрсетілмеген болса, белгілеу қажет.

 

 

Ата-аналар мен оқушылардың деректері қамтыған, сондай-ақ ата-аналардың байланыс деректері бар (email) файлды бірден импорттау мүмкіндігі бар. Ол үшін белгілі шаблон (мақалада тіркелген файл үлгілерін қараңыз) арқылы тізім құрып, импорттау барысында бағандарды дұрыс сәйкестендіру қажет:

 

 

Бұдан басқа, жүйеде бар пайдаланушыларға байланыс деректерін (email) импорттау мүмкіндігі бар. Бұл үшін, импорттау басында мәзірдегі екінші нұсқаны «Импортировать контактные данные уже созданным персонам» таңдап (мақалада тіркелген файл үлгілерін қараңыз), деректері бар файлды жүктеу қажет.

Деректерді енгізгеннен соң «Бұдан әрі» батырмасын басу қажет.

Қадам 3. Деректерді тексеру

Нәтижелерді алдын ала тексеру, импортталатын файлдағы ақпараттар қаншалықты дұрыс екендігін көрсетеді және ақпаратты қайта енгізуді болдырмауға мүмкіндік береді.

Ата-аналар деректерін импорттау кезінде «ата-ана» - «оқушы» байланысын орнату қажет: ата-ана ТАӘ қарама-қарсы «Бала» бағанындағы тізімнен оқушының ТАӘ таңдау қажет.

 

 

Егер деректерді тексеру барысында қателік орнаса, тиісті хабарлама болады. Егер алдын ала тексеру сәтті өтсе, «Бұдан әрі» батырмасын басу қажет.

Ескерту: егер файлда бір оқушы үшін екі ата-анасы жайлы деректер толтырылған болса, онда оқушы үшін екі профиль жасалып, әр профильге бір ата-анадан тіркеледі. Мұндай импорт дұрыс емес, себебі оқушыға екі профиль құрылады. Сондықтан, ата-ана профилін оқушының бір профилімен байланыстырып, артық профилді өшіру қажет. Егер оқушының екі ата-анасын да бірден импорттау қажет болса, онда бірінші бөлек файлмен оқушылар деректерін, сосын ата-аналар деректерін импорттау қажет.

Оқушыны сыныпқа импорттау:

 

 

 

Тізімдегі 9 оқушының әкесінің аты жоқ, бірақ нәтиже жолы жасыл түспен жазылғандықтан, нәтиже дұрыстығын дәлелдейді. «Импорттау» батырмасын басып, импортты аяқтау қажет.

Оқушының екі ата-анасында импорттау үшін:

 

 

Оқушының ата-анасын таңдап, импортты жалғастыру қажет:

 

 

 

Оқушының профилінде екі ата-анасының да профилі байланыстырылған

 

 

Жүйеде туысқандық байланысты орнату, туысқанның деректерін қосу, өзгерту және өшіру оқушының профилінде жүргізіледі.

Егер ата-анада бірнеше балалары бар болса, осы ата-ананы екінші баласына импорттау барысында Жүйе «Бұл адам мектепте бұрыннан бар» қателігін көрсетеді. Мұндай қателік, ата-ана жүйеде қызметкер ретінде тіркелген болса да пайда болады. Мұндай жағдайда қателік туындаған жолда «импорттамау» параметрін таңдап, сол арқылы ата-ана профилін импорттаудан алып тастап, қалған тұлғаларды импорттауды жалғастыру қажет.

 

 

Бұдан ары оқушының параметрлерінде Жүйеде бар ата-ананың профилін туысқан ретінде қосу қажет. Осылайша, бір профиль арқылы Жүйеде бірнеше рөлдерді біріктіруге болады: ата-ана және қызметкер. Осылайша, пайдаланушы бір профиль арқылы Жүйеге кіріп, ата-ана ретінде балаларының үлгерімін бақылап отырса, қызметкер, директор немесе әкімші ретінде жұмысын жалғастыра береді.

Қадам 4. Импорттау

Жүйе импорттау нәтижелері бар парақшаны ашады. Тағы бір файлды импорттау қажет болса «Жаңа импортты бастау» батырмасын басу қажет.

Ата-ана деректерін келесі жағдайларда импорттауға тыйым салынады:

  • ата-ананың деректері жүйеге қызметкер ретінде бұрын енгізілген болса;
  • ата-ана жүйеде басқа мекемеде қызметкер ретінде тіркелген болса;
  • ата-ананың бір немесе бінеше мекемелерде балалары бар болса;
  • ата-ана орнына жүйеге атасының/әжесінің, өгей әкесінің/өгей анасының, қамқоршысының деректері енгізілген болса.

Комментарии